Herken je de onrust die je voelt als je inbox overvol is? Je hebt geen idee meer wat er eigenlijk allemaal in staat. Het aantal loopt op tot 1000 en meer. Je ziet niet meer welke mails prioriteit hebben en welke mailtjes enkel ter info je mailbox vullen. Elke keer als je je inbox opent, scrol je weer eindeloos. Je opent keer op keer dezelfde mail om de inhoud te checken. Bij elke mail vraag je je opnieuw af of deze belangrijk genoeg is om nu te beantwoorden. Of je laat de mail onbeantwoord staan voor een volgende keer. Komt het wel eens voor dat je een mail uit het oog verliest en vergeet te beantwoorden? Je mist structuur in je mailbox. Gelukkig kan het anders. Geïnspireerd door het systeem uit het boek “elke dag je hoofd en inbox leeg” van Taco Oosterkamp organiseer ik mijn mailbox op een totaal andere (efficiënte) manier. En dat kan jij dus ook.
Resultaat: inbox minstens 1 x per dag helemaal leeg!
Ja, het is echt mogelijk! Het komt er in het kort op neer dat je de eerste keer als je een mail leest, al beslist wat je met het bericht wil doen. Dus niet eindeloos in je inbox laten staan en van daaruit een keertje afhandelen. Je voorkomt zo dat je inbox uiteindelijk overloopt en je steeds minder zin krijgt om deze te openen.
Tweeminutenregel
Mails die vanuit de inbox afgehandeld worden, voldoen aan de tweeminutenregel. Kun je een bericht binnen 2 minuten beantwoorden, meteen doen en archiveren (regel werkt trouwens ook heel goed met opruimen in huis ;-). Overige mails parkeer je in mappen als “eerstvolgende actie”, “later/misschien”, “wachten op” of “project”. Zo is in één oogopslag duidelijk welke taken prioriteit hebben bij het openen van je mailbox. Als eerste focus je je op de map “eerstvolgende actie”. De overige mappen bekijk en behandel je bijvoorbeeld 1 keer per week. Zo houd je die ook actueel.
Focus & productiviteit
Deze wijze van (ver)werken betekent het einde van heen en weer scrollen door een inbox op zoek naar je prioriteiten. Waarbij je éénzelfde mail waarschijnlijk al tig keer geopend hebt voor de uiteindelijke verwerking. En het einde van onrust in je hoofd door de vrees een belangrijk bericht over het hoofd te zien. Dit systeem zorgt voor overzicht en rust. Helder hoofd …. minder stress… focus & productiviteit!
Elke dag je hoofd en inbox leeg
Last van een overvolle ongestructureerde mailbox, neem het boek van Taco Oosterkamp er eens bij. Heb je geen zin of tijd om hier zelf mee aan de slag te gaan? Ik help je graag op weg zodat je weer met plezier je mailbox opent! Daarnaast hoef je je geen zorgen meer te maken over een mail die je mogelijk mist.
Ik deel regelmatig handige (tool)tips die je helpen je werkzaamheden te structureren & optimaliseren. Dit levert je mogelijk meer rust in je hoofd en tijd op. Wil je geen tip missen, volg me dan via de links hieronder.
Succes!
INDRA | Virtual Assistant